Q&A

Najczęstsze pytania i odpowiedzi:

  1. Pytanie: W jakim formacie mogę wysyłać faktury poprzez e-mail?

Odpowiedź: Akceptujemy jedynie faktury w formacie pdf. Inne typy plików nie zostają uznane za faktury. Szczegółowe informacje à  https://www.medicover.pl/kontakt-dla-dostawcow/

  1. Pytanie: Ze względu na dane poufne przesyłam faktury zahasłowane? Czy zostaną one obsłużone?

Odpowiedź: nie, taka faktura nie zostanie obsłużona. Należy przesłać fakturę w formacie pdf i niezahasłowaną na adres e-mail zgodnie z https://www.medicover.pl/kontakt-dla-dostawcow/. Jest natomiast możliwość przesyłania załączników do faktury zahasłowanych. Uwaga. Hasło należy przesłać na adres

  1. Pytanie: Faktura z załącznikami ma duży rozmiar. Czy mogę wszystko skompresować?

Odpowiedź: Proszę w takich przypadkach o wysłanie osobno faktury jako pdf i załączniki osobno (załączniki mogą być skompesowane, ale sama faktura nie).

  1. Pytanie: Jak sprawdzić status mojej faktury/płatności?

Odpowiedź: prosimy o kontakt e-mailowy (preferowany) lub telefoniczny. Dane kontaktowe znajdą Państwo na stronie https://www.medicover.pl/kontakt-dla-dostawcow/ w kolumnie Kontakt z działem księgowości.

  1. Pytanie: Czy jest potrzebne podpisane oświadczenie o akceptacji faktur?

Odpowiedź: Zgodnie z ustawą od podatków i usług oświadczenie o akceptowaniu faktur drogą elektroniczną może mieć każdą formę, również ustną Oświadczenie nasze jest zamieszczone na stronie spełnia wszelkie wymogi i formę akceptacji faktur w formie elektronicznej. Link do oświadczenia: https://www.medicover.pl/kontakt-dla-dostawcow/efaktura/

  1. Pytanie: Przesłałem fakturę przez e-mail, czy mam ją przesłać też w formie papierowej

Odpowiedź: Nie. Należy wybrać jeden sposób przekazywania faktur do nas.

  1. Pytanie: Nie chcę wysyłać faktur przez e-mail? Jak mam wysłać faktury w formie papierowej, żeby zostały efektywnie przeprocesowane?

Odpowiedź: Faktury papierowe należy wysyłać na adres.

ZKZ.XXXXXXXXXXX (x- nazwa spółki):
Rhenus Data Office Polska sp. z o. o.
Al. Katowicka 66
05-830 Nadarzyn

Uwaga: powyższy adres służy jedynie do otrzymywania faktur papierowych (z ewentualnymi załącznikami). Inny typ dokumentów nie zostanie obsłużony.

  1. Pytanie: Jestem dostawcą do aptek (farmacji)to czy mam wysłać również na adres rhenus-data?

Odpowiedź: Tak, Wszystkie faktury muszą być dostarczone do Rhenus, w przypadku farmacji należy wysłać fakturę na dwa adresy mailowe. Szczegółowe informacje znajdują się na stronie https://www.medicover.pl/kontakt-dla-dostawcow/farmacja

  1. Pytanie: czy mogę wysłać kilka faktur w jednym e-mailu?

Odpowiedź: Tak, ale należy pamiętać, że każda faktura powinna być jako osobny załącznik w formacie pdf.

  1. Pytanie: Jakie dane należy umieścić na fakturze, żeby otrzymać płatność na czas?

Odpowiedź: Na fakturze należy podać następujące elementy (poza elementami wymaganymi przepisami prawa):

  • adres dostawy,
  • numer zamówienia, w przypadku braku numeru zamówienia nazwisko osoby zamawiającej lub numer umowy na podstawie której jest realizowana usługa/dostawa.  Brak numeru zamówienie wydłuża czas akceptacji faktury i w przypadku braku możliwości akceptacji zostanie ona zwrócona do dostawcy. Numeru zamówienia nie muszą podawać placówki medyczne świadczące usługi medyczne współpracujące z nami.