Kontakt dla dostawców

1. W związku z powyższym oświadczamy, iż akceptujemy faktury, przesyłane drogą elektroniczną w formacie pdf wraz z załącznikami
   (dopuszczalne formaty załączników do faktur: csv, xlsx, zip, txt, pdf, jpg).
2. Na fakturze musi znaleźć się numer zamówienia oraz adres dostawy.
3. Warunki jakie należy spełnić wysyłając fakturę w formie elektronicznej:
   1. każda spółka z Grupy Medicover ma oddzielny, adres mailowy przeznaczony do przyjmowania e- faktury wraz z ewentualnymi załącznikami;
   2. jedna e- faktura to jeden plik pdf =>1 FV = 1 PDF;
   3. jeden e-mail powinien zawierać jedną fakturę (PDF) wraz z ewentualnymi załącznikami oraz dodatkową dokumentacją do rozliczenia faktury => 1 email = 1 FV (PDF) + Załącznik <= opcja rekomendowana!
   4. w jednym mailu można przesłać kilka faktur jednego dostawcy wystawionych na daną spółkę, pod warunkiem, że będą oddzielnymi dokumentami PDF, a załączniki w dopuszczalnych formatach będą nazwane numerem FV lub oznaczone w taki sposób, aby można było je połączyć z fakturą;
   5. skrzynki mailowe są przeznaczone wyłącznie do przesyłania faktur elektronicznych – jeżeli e-mail nie będzie zawierał faktur nie zostanie obsłużony; jeżeli w treści e-maila, obok faktury, będą zawarte dodatkowe informacje nie zostaną one obsłużone – sama e-faktura zostanie obsłużona;
   6. numer zamówienia przesłany przez spółkę Grupy Medicover (dla faktur za dostawy towarów medycznych i niemedycznych oraz usług niemedycznych) musi znajdować się na fakturze (może być dopisany ręcznie), a nie w treści/ czy w tytule e-maila, dodatkowo prosimy o wpisanie imienia i nazwisk osoby zamawiającej;
   7. faktury nie mogą być przesłane w formie zdjęcia, obrazu, linku, z rozszerzeniem .FAK, nie mogą być skompresowane oraz zahasłowane– takie dokumenty nie zostaną obsłużone;

1. Pytanie: W jakim formacie mogę wysyłać faktury poprzez e-mail?
   Odpowiedź: Akceptujemy jedynie faktury w formacie pdf. Inne typy plików nie zostają uznane za faktury. Szczegółowe informacje https://www.medicover.pl/kontakt-dla-dostawcow/  
2. Pytanie: Ze względu na dane poufne przesyłam faktury zahasłowane? Czy zostaną one obsłużone?
   Odpowiedź: nie, taka faktura nie zostanie obsłużona. Należy przesłać fakturę w formacie pdf i niezahasłowaną na adres e-mail zgodnie z https://www.medicover.pl/kontakt-dla-dostawcow/. Jest natomiast możliwość przesyłania załączników do faktury zahasłowanych. Uwaga. Hasło należy przesłać na adres
3. Pytanie: Faktura z załącznikami ma duży rozmiar. Czy mogę wszystko skompresować?
   Odpowiedź: Proszę w takich przypadkach o wysłanie osobno faktury jako pdf i załączniki osobno (załączniki mogą być skompresowane, ale sama faktura nie).
4. Pytanie: Jak sprawdzić status mojej faktury/płatności?
   Odpowiedź: prosimy o kontakt e-mailowy (preferowany) lub telefoniczny. Dane kontaktowe znajdą Państwo na stronie https://www.medicover.pl/kontakt-dla-dostawcow/ w kolumnie Kontakt z działem księgowości.
5. Pytanie: Czy jest potrzebne podpisane oświadczenie o akceptacji faktur?
   Odpowiedź: Zgodnie z ustawą od podatków i usług oświadczenie o akceptowaniu faktur drogą elektroniczną może mieć każdą formę, również ustną Oświadczenie nasze jest zamieszczone na stronie spełnia wszelkie wymogi i formę akceptacji faktur w formie elektronicznej. Link do oświadczenia: https://www.medicover.pl/kontakt-dla-dostawcow/efaktura/
6. Pytanie: Przesłałem fakturę przez e-mail, czy mam ją przesłać też w formie papierowej
   Odpowiedź: Nie. Należy wybrać jeden sposób przekazywania faktur do nas.
7. Pytanie: Nie chcę wysyłać faktur przez e-mail? Jak mam wysłać faktury w formie papierowej, żeby zostały efektywnie przeprocesowane?
   Odpowiedź: Faktury papierowe należy wysyłać na adres.
   ZKZ.XXXXXXXXXXX (x- nazwa spółki):
   Rhenus Data Office Polska sp. z o. o.
   Al. Katowicka 66
   05-830 Nadarzyn
   Uwaga: powyższy adres służy jedynie do otrzymywania faktur papierowych (z ewentualnymi załącznikami). Inny typ dokumentów nie zostanie obsłużony.
8. Pytanie: Jestem dostawcą do aptek (farmacji)to czy mam wysłać również na adres rhenus-data?
   Odpowiedź: Tak, Wszystkie faktury muszą być dostarczone do Rhenus, w przypadku farmacji należy wysłać fakturę na dwa adresy mailowe. Szczegółowe informacje znajdują się na stronie https://www.medicover.pl/kontakt-dla-dostawcow/farmacja
9. Pytanie: czy mogę wysłać kilka faktur w jednym e-mailu?
   Odpowiedź: Tak, ale należy pamiętać, że każda faktura powinna być jako osobny załącznik w formacie pdf.
10. Pytanie: Jakie dane należy umieścić na fakturze, żeby otrzymać płatność na czas?
    Odpowiedź: Na fakturze należy podać następujące elementy (poza elementami wymaganymi przepisami prawa):
    • adres dostawy,
    • numer zamówienia, w przypadku braku numeru zamówienia nazwisko osoby zamawiającej lub numer umowy na podstawie której jest realizowana usługa/dostawa.  Brak numeru zamówienie wydłuża czas akceptacji faktury i w przypadku braku możliwości akceptacji zostanie ona zwrócona do dostawcy. Numeru zamówienia nie muszą podawać placówki medyczne świadczące usługi medyczne współpracujące z nami.

• Wzór umowy ramowej zakupu towarów
  To dokument zawierający zestaw standardowych postanowień umownych wymaganych przez Medicover
  Pobierz PDF
• Ogólne warunki zakupów
  To dokument zawierający ogólne warunki umów zakupowych zawieranych przez Medicover (OWZ). OWZ wiąże Kontrahenta Medicover, jeśli Kontrahent zobowiązał się do tego wobec Medicover Polska w zawartej umowie, złożonej przez siebie ofercie czy zaakceptowanym zamówieniu.
  Pobierz PDF

Prześlij:

• ofertę handlową (koniecznie plik excel) wraz z portfolio produktów na adres: zakupy@medicover.pl
• krótką prezentację swojej firmy,
• wypełniony plik „Nowy dostawca Grupy Medicover”

• aby wszyscy dostawcy prowadzili swoją działalność w sposób odpowiedzialny i zrównoważony;
• że wszyscy dostawcy przestrzegają wszystkich przepisów ustawowych i wykonawczych regulujących ich działalność,
• wszyscy dostawcy i ich poddostawcy przestrzegają Kodeksu Postępowania Dostawców Grupy Medicover, nawet jeśli ustanawia on wyższy standard niż przewidziany przez prawo. W przypadku sprzeczności pomiędzy Kodeksem Postępowania Dostawcy Medicover a lokalnymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi, pierwszeństwo ma zaostrzenie.