Jak panować nad swoim czasem. Władcy czasu

W dzisiejszym świecie niezwykle istotna i ceniona staje się umiejętność sprawnego zarządzania czasem. Doba ma 24 godziny i nie da się jej wydłużyć. Jak w takim razie sprawić, aby wszystkie zaplanowane zadania zdążyć wykonać w ciągu 8-godzinnego dnia pracy i znaleźć jeszcze czas dla rodziny i znajomych?
Zorganizuj swój czas i miej go więcej.

Zasady organizacji czasu

Możesz zdążyć ze wszystkim. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu kilku zasad właściwej organizacji czasu pracy.

– W pracy zastosowanie zasad zarządzania czasem ma znaczenie nie tylko z punktu widzenia organizacji, ale i pracownika. Stworzenie planu działania, a następnie jego efektywna realizacja, oddalają nas od stresującego przeciążenia obowiązkami, a przybliżają do poczucia satysfakcji ze zrealizowanych celów – to zaś zwiększa motywację do dalszej pracy – mówi Agata Piórkowska, konsultantka z firmy Antal (międzynarodowej agencji rekrutacyjnej, zajmującej się także konsultingiem hr, prowadzącej liczne badania rynku pracy).

Sprawdźmy, na czym zatem polegają zasady zarządzania czasem. Na które warto zwrócić szczególną uwagę? Przedstawiamy przegląd najskuteczniejszych metod zarządzania czasem.

Wyznaczmy właściwe cele

Wojciech Idzikowski – trener i wykładowca akademicki, twórca koncepcji coachingu dedykowanego, autor kilkunastu publikacji z dziedziny skutecznego prowadzenia biznesu (m.in. książki „Efektywność osobista. Zarządzanie sobą i innymi w czasie” wydawnictwa Onepress) zwraca uwagę, iż w zarządzaniu czasem najważniejsze są właściwie ustalone cele.

– Zarządzanie czasem jest w dużym uproszczeniu: wyznaczaniem sobie celów i ich realizowaniem. Jeżeli cele dla organizacji lub dla poszczególnych jej pracowników nie są jasne dla wszystkich, wtedy panuje chaos. Skoro każdy z pracowników posiada inny cel, działania całego zespołu są marnotrawione, nieefektywne. Szczególne zastosowanie zasad zarządzania czasem ma miejsce w pracy, gdzie, jak powiedział Drucker: „Nie chodzi o to, aby robić wszystkie rzeczy we właściwy sposób. Chodzi przede wszystkim o to, aby robić właściwe rzeczy” – podkreśla.

Zasada SMARTER

Aby właściwie wyznaczyć sobie cele, warto zastosować zasadę SMARTER. To skrót, w którym pierwsze litery wskazują na to, jaki musi być nasz wytyczony cel.

S – specific czyli konkretny (odpowiedź na pytanie, co dokładnie chcemy osiągnąć),

M – measurable – mierzalny (jednoznaczne określenie, na czym polega osiągnięcie celu, np. przygotowanie raportu do godziny 16.00),

A – ambitious – ambitny,

R – realistic czyli realistyczny (możliwy do wykonania),

T – time oriented – określony w czasie (koniecznie trzeba wyznaczyć ramy czasowe projektu, czyli wspomniana już 16.00),

E – exciting – ekscytujący (musi nas interesować, gdyż to zwiększy motywację do jego osiągnięcia)

R – recorded – zapisany (w formie briefu, planu, konspektu, gdyż wszelkie zobowiązania przelane na papier są częściej dotrzymywane).

Tak wyznaczone cele będzie nam zapewne łatwiej zrealizować.

Kluczowa zasada Pareto

Planując zadania, zwłaszcza te służbowe, warto zastosować zasadę Pareto (sformułowaną przez włoskiego socjologa i ekonomistę), która mówi, że 80% wyników wypływa z 20% przyczyn. Co to oznacza? Agata Piórkowska wyjaśnia:

– Sformułowanie zasady Pareto, w odniesieniu do dobrej organizacji pracy, sprowadza się do ogólnego stwierdzenia, że na 80% rezultatów przypada 20% nakładów pracy. Oznacza to, że należy zidentyfikować te 20% działań, dzięki którym osiągamy 80% wyników (i na nich się skupić), eliminując jednocześnie czynności, które niepotrzebnie zabierają nam czas (np. nieplanowane telefony, przeglądanie internetu) – mówi.

Ta zasada sprawdza się w wielu dziedzinach życia, np. 20% klientów przynosi 80% zysków firmy. Warto pamiętać, że na liście rzeczy najważniejszych do zrobienia danego dnia możemy umieścić tylko dwa – trzy zadania (20%).

Reguła 60/40

Tu warto sięgnąć także po regułę 60/40, która pokazuje, że aby realistyczne i efektywnie zaplanować czas w pracy – powinniśmy go zagospodarować w 60%. Będzie to wtedy plan realistyczny. Pozostałe 40% wypełnią nam rzeczy nieoczekiwane, które zdarzają się każdego dnia – np. niezaplanowane spotkanie. Jeżeli zaplanujemy dzień w 100% i na skutek nieoczekiwanych wydarzeń nie zrealizujemy wszystkich zadań, popadniemy we frustrację i zniechęcenie. Ważne jest także, aby prace rozpocząć od zadań trudnych i ważnych. Jeżeli wykonamy je jako pierwsze, nie będziemy musieli o nich pamiętać przez cały dzień.

Prawo Parkinsona

Kolejną bardzo istotną zasadą podczas planowania czasu jest prawo Parkinsona (sformułowane przez Cyrila Parkinsona), według którego, każda czynność zabiera dokładnie tyle czasu, ile na nią przeznaczymy. Z jednej strony – praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie, co oddaje ogólnoludzką tendencję do wykonywania zadań w ostatnim możliwym terminie – podkreśla Agata Piórkowska. Z drugiej strony, warto wziąć pod uwagę fakt, że mając na wykonanie danej pracy np. 4 godziny, najprawdopodobniej nie wykonamy jej w krótszym czasie, mimo że obiektywnie jest to możliwe, gdyż będziemy ją poprawiać i udoskonalać w nieskończoność.

– Skrócenie czasu przeznaczonego na wykonanie danej pracy, np. do 2 godzin, już na etapie planowania, pozwoli ograniczyć prokrastynację (zwlekanie, nieustanne przekładanie zadań na później) oraz nadmierne dążenie do perfekcji. Narzucenie sobie krótszych limitów czasowych (oczywiście w granicach rozsądku) pozytywnie wpłynie na efektywność naszej pracy – uzupełnia Agata Piórkowska. Złamanie tej zasady sprawia, iż marnujemy dużo czasu.

Zasada złotej godziny

Bardzo pomocna w zarządzaniu czasem jest także zasada złotej godziny. Polega ona na wykorzystaniu czasu największej sprawności naszego organizmu do wykonania najważniejszych zadań w danym dniu.

Mamy do dyspozycji trzy optymalne pory dnia:

  • 9.00–10.00 (największa sprawność organizmu, związana z oddziaływaniem światła, śniadania i kofeiny),
  • 10.45–11.30 (po drugim śniadaniu),
  • 13.00–14.00 (jeżeli jesteśmy po lunchu).

Powinien to być czas maksymalnego skupienia się na danym zadaniu. Pamiętajmy, iż największy spadek aktywności w rytmie 8-godzinnego dnia to godziny 15.00–16.00. Warto to uwzględnić w planowaniu pracy w danym dniu.

Metoda szwajcarskiego sera

Ciekawą metodą, przydatną zwłaszcza wtedy, kiedy mamy trudne i czasochłonne zadania do wykonania, jest metoda szwajcarskiego sera. Polega ona na tym, iż duże zadanie, które mamy do wykonania, traktujemy jak duży kawałek sera bez dziur. Rozłożenie zadania na wiele małych, łatwych zadań (5-10-minutowych) ułatwi jego realizację. Każda wykonana część to dziura w serze. Efekt – powstanie coraz więcej dziur (jak w szwajcarskim serze). Efekt – więcej dziur niż sera, czyli zadanie zostało wykonane. Jeszcze lepszy rezultat osiągniemy planując realizację poszczególnych część zadania na konkretną godzinę.

To jedne z najskuteczniejszych metod zarządzania czasem. Pamiętajmy jednak, aby zawsze dopasowywać je do siebie i do wykonywanych zadań. – Najlepsza metoda zarządzania czasem dla każdej osoby jest inna, w zależności od jej cech osobowości, wykonywanej pracy, kompetencji intelektualnych itp. Jedna osoba będzie potrzebowała dokładnie strukturalizować wszystkie cele, skrupulatnie zapisywać zadania w kalendarzu. Inna nie będzie wyznaczała dla siebie długofalowych celów przez wzgląd na etap życia, w którym się znajduje. Najważniejsze jest odpowiednie dobranie wszystkich metod zarządzania czasem do wykonywanych zadań czy też pracy, co nie jest łatwe, jeżeli natomiast zostanie to już zrobione, gwarantuje najważniejszą rzecz, jaką można osiągnąć w zarządzaniu czasem: spójność wewnętrzną – podkreśla Wojciech Idzikowski. Warto zatem zastosować powyższe zasady, sprawdzić, które nam najbardziej odpowiadają, aby skutecznie zarządzać czasem w zabieganym życiu.

autor Grażyna Jancik
Data dodania 07.12.2017
Data ostatniej aktualizacji 15.01.2019