Elektroniczne zwolnienia lekarskie – e-ZLA obowiązkowe od grudnia 2018

Od 1 grudnia 2018 r. normą stają się elektroniczne zwolnienia lekarskie. Chory nie musi już zanosić papierowego zaświadczenia do zakładu pracy, a  lekarz do ZUS. Elektroniczne zwolnienie lekarskie trafia tam od razu po wypisaniu.
Elektroniczne zwolnienia lekarskie obowiązuję od 1 grudnia 2018 roku
  • Podstawą wypłaty świadczeńubezpieczenia chorobowego od 1 grudnia br. jest zwolnienie w formie elektronicznej.
  • W szczególnych sytuacjach ZUS respektuje zwolnienia papierowe, które pacjent musi dostarczyć pracodawcy lub do ZUS.
  • ZUS może skontrolować zasadność zwolnienia zaraz po jego wystawieniu.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie miały być obligatoryjne już od 1 lipca 2018 r., a lekarze mogli je wystawiać od początku 2016 r. Jednak niewielu to robiło. Przejście na system elektroniczny budziło sporo obaw. Dziś jednak coraz więcej lekarzy i pacjentów docenia zalety e-zwolnień. 

Kto wystawia elektroniczne zwolnienia?

Elektroniczne zwolnienia mogą wystawiać lekarze posiadający profil na PUE ZUS lub zintegrowaną z PUE aplikację gabinetową. Większość ma zarejestrowany profil na Platformie Usług Elektronicznych uprawniający do wystawiania e-ZLA i otrzymało z ZUS certyfikat umożliwiający podpisywanie zwolnień elektronicznych.

Przy zakładaniu profilu na PUE można skorzystać z pomocy pracowników ZUS w Centrum Obsługi Telefonicznej lub w najbliższej placówce ZUS. Większość lekarzy uważa, że wystawienie e-ZLA trwa krócej niż wypisywanie papierowego zwolnienia.

Jak wystawić elektroniczne zwolnienie?

Po wpisaniu numeru PESEL pacjenta pozostałe dane wyświetlają się same. Nie trzeba szukać NIP-u pracodawcy. Okres, na który wystawia się zwolnienie zaznacza się na wyświetlanym kalendarzu. System weryfikuje datę początku okresu niezdolności z zasadami wystawiania zwolnień określonymi w przepisach oraz z ostatnim wystawionym zwolnieniem.

System podpowiada również kod literowy A i D oraz numer statystyczny choroby po wpisaniu fragmentu jej nazwy. Jeśli lekarz się pomyli, może cofnąć proces i wszystko poprawić.  Na papierze poprawianie pomyłki było bardziej czasochłonne. Lekarze, którzy korzystają z darmowego certyfikatu ZUS nie uwierzytelniają zwolnienia przychodzącym smsem.

Elektroniczne zwolnienia mogą wystawiać lekarze posiadający profil na PUE ZUS lub zintegrowaną z PUE aplikację gabinetową

Upoważnienie do wystawienia zwolnienia elektronicznego

Wystawianie e-zwolnienia jest również możliwe przez urządzenia mobilne, np. podczas wizyty domowej. Lekarze mogą też upoważnić asystentów medycznych do wystawiania e-zwolnień w swoim imieniu. Osoba taka musi mieć założone konto na PUE ZUS i zostać wpisana do Rejestru Asystentów Medycznych (RAM).

Swój profil na platformie ZUS musi mieć również lekarz, w którego imieniu e-ZLA będzie wystawiał asystent. Asystent medyczny upoważniony do wystawiania e-zwolnienia wykonuje w imieniu lekarza jedynie techniczne czynności. O samym zwolnieniu i jego szczegółach nadal decyduje wyłącznie lekarz. 

Czy lekarz może wystawić papierowe zwolnienie?

W przypadku czasowego braku prądu, dostępu do Internetu lub możliwości elektronicznego uwierzytelnienia zwolnienia, lekarz może wystawić pacjentowi papierowe zaświadczenie opatrzone podpisem i pieczątką.

W ciągu trzech dni lekarz musi wprowadzić takie zaświadczenie do systemu elektronicznego. Jeżeli nie będzie to możliwe z powodu braku dostępu do Internetu, lekarz przekazuje je nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od ustania przyczyn, które uniemożliwiają przekazanie zaświadczenia.

E- zwolnień nie trzeba drukować i przechowywać, ani dostarczać kopii do ZUS. Wcześniej trzeba było pamiętać, aby w ciągu 7 dni zebrać wszystkie wystawione zwolnienia i wysłać do ZUS.

Papierowe zwolnienia lekarskie przechodzą do lamusa

Elektroniczne zwolnienia lekarskie korzyści

Dzięki e-ZLA pracownik nie musi dostarczać zwolnienia do zakładu pracy, a prowadzący działalność gospodarczą do ZUS . Aby e -zwolnienie trafiło do zakładu pracy, pracodawca musi mieć profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Jeśli pracownik nie wie, czy pracodawca ma dostęp do elektronicznych zwolnień lekarskich na PUE, może to sprawdzić lekarz wystawiający elektroniczne zwolnienie lekarskie.

Jeśli  pracodawca nie ma dostępu do e-ZLA, trzeba wziąć od lekarza wydruk zwolnienia, które wystawił elektronicznie i dostarczyć do zakładu pracy. Wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA musi być opatrzony podpisem i pieczątką lekarza lub asystenta medycznego.

WAŻNE: Sporządzenie wydruku jest możliwe tylko po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, podpisaniu i wysłaniu do ZUS.

e-ZLA korzyści dla pracodawcy

Pracodawca, który ma profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS), natychmiast otrzymuje wiadomość, że wystawiono zwolnienie jego pracownikowi. Dzięki temu może odpowiednio rozliczyć składki i świadczenia oraz uniknąć  korekt dokumentów rozliczeniowych.

Jeśli pracownikom zasiłki wypłaca ZUS, trzeba  wystawić zaświadczenie na druku Z-3 i przekazać je do ZUS wraz z niezbędną dokumentacją. Zaświadczenie to można dostarczyć za pomocą PUE ZUS. System automatycznie uzupełni dane. Zaświadczenie ZUS potraktuje także jako wniosek pracownika o zasiłek.

Elektroniczne zwolnienia a kontrola ZUS

Pracodawcy od dawna podkreślali, że elektroniczne zaświadczenia lekarskie umożliwią efektywniejszą kontrolę zwolnień i monitowanie ich wykorzystania. Do tej pory w przypadku krótkookresowych zwolnień była  ona praktycznie niemożliwa, bo zanim trafiły one fizycznie do ZUS często kończył się okres, na który zostały wystawione. Teraz można zweryfikować je natychmiast.

Warto przypomnieć, że w  2017 r. w wyniku kontroli ZUS kwota obniżonych i cofniętych świadczeń pieniężnych z tytułu choroby i macierzyństwa wyniosła 200,7 mln zł.

Dowiedz się więcej:

Bezpieczeństwo danych medycznych w kontekście wdrożenia elektronicznej dokumentacji medycznej

https://www.ceeol.com/search/article-detail?id=706387

Praca w czasie choroby - perspektywa pracownika

http://www.dbc.wroc.pl/Content/45752/Striker_Praca_w_Czasie_Choroby_Perspektywa_Pracownika_2018.pdf

Praktyki zarządzania efektywnością pracy rodzica

http://www.wydawnictwo-siz.pl/monog/r6.pdf

autor Halina Pilonis
konsultacja merytoryczna Beata Tarnowska, Specjalista ds. Informacji Medycznej Medicover
Data dodania 17.12.2018
Data ostatniej aktualizacji 16.01.2019